E-Fatura Nasıl Kesilir, Kimler Zorunlu Kapsamda?

---

Faturayı kâğıda basıp kaşelemek yerine sistemden göndermek artık çoğu işletmede olağan. Ama "e-fatura kesmek" tek bir işlem değil: kime kestiğinize, hangi uygulamaya kayıtlı olduğunuza ve hangi yöntemi seçtiğinize göre yol değişiyor.

Bu yazı e-faturanın ne olduğunu, kimin kime hangi belgeyi düzenlemek zorunda olduğunu ve uygulamadan yararlanmanın üç yolunu Gelir İdaresi Başkanlığı'nın kendi sayfalarına dayanarak anlatıyor.

E-fatura nedir?​

GİB'in e-fatura sayfasına göre e-fatura, 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile hayata geçirilmiş ve 5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulamada olan bir elektronik belge.

Tanımın devamı belgenin ne olduğunu netleştiriyor: veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri gereği bir faturada yer alması gereken bilgileri içeren ve satıcı ile alıcı arasındaki iletimi merkezi bir platform üzerinden gerçekleşen elektronik belge.

Sayfanın altını çizdiği bir nokta da şu: e-fatura yeni bir belge türü değil, kâğıt ortamındaki fatura belgesiyle aynı niteliklere sahip.

Neden merkezi platform?' Alıntı:

Aynı sayfa amacı açıkça yazıyor: tek format ve standarda göre, satıcı ile alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem kurmak.

Genişletmek için tıkla ...

Kim kime hangi faturayı kesiyor?​

Uygulamanın en çok karıştırılan tarafı burası ve sayfa iki kuralı ayrı ayrı veriyor.

Birincisi: e-fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, birbirlerine sattıkları mallar ve ifa ettikleri hizmetler için düzenledikleri faturaları e-fatura olarak göndermeleri ve almaları zorunlu.

İkincisi: e-fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler, uygulamaya kayıtlı olmayan mükelleflere yaptıkları mal teslimi ve hizmet ifası için kâğıt ortamında fatura düzenlemek zorunda; e-arşiv uygulamasına dahil olanlar ya da dahil olma zorunluluğu getirilenler ise ilgili uygulamaya dahil oldukları tarihten itibaren e-arşiv fatura düzenliyor.

• Kayıtlı → kayıtlı: E-fatura zorunlu.
• Kayıtlı → kayıtsız: Kâğıt fatura; e-arşiv kapsamındaysanız e-arşiv fatura.
• Belge niteliği: Her durumda düzenlenen şey faturanın kendisi; değişen taşıma biçimi.

Karşı tarafın kayıtlı olup olmadığını bilmek​

Bu ayrım pratikte bir kontrol gerektiriyor: fatura kesmeden önce alıcının uygulamaya kayıtlı olup olmadığına bakmak. GİB'in sitesi bu amaçla kayıtlı kullanıcılar listesi yayımlıyor; muhasebe yazılımları da genellikle bu kontrolü otomatik yapıyor.

Yanlış tarafa yanlış belge düzenlemek, sonradan düzeltme işlemi gerektiren bir hataya dönüşüyor. Bu yüzden kontrol, faturalama akışının başında duruyor.

Uygulamadan yararlanmanın üç yolu​

GİB'in yararlanma yöntemleri sayfasına göre elektronik fatura uygulaması üç yöntemle kullanılabiliyor: e-fatura portalı, bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık sistemine entegrasyonu ve Başkanlıktan özel entegrasyon izni alan kurumların sistemi aracılığıyla.

Seçim işin hacmine göre yapılıyor. Sayfa özel entegrasyonu, faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren ya da çok sayıda fatura düzenleyen mükellefler bağlamında ele alıyor. Portal, düşük hacimli düzenleme için doğrudan bir arayüz sunuyor; doğrudan entegrasyon ise kendi sisteminizi Başkanlık sistemine bağlamayı gerektirdiği için teknik ekip ve süreklilik istiyor. Üçüncü yolda bu yük, izin almış bir kuruma devrediliyor.

Kimlik doğrulama tarafı​

Sistem herkesin girebileceği bir portal değil. GİB'in sitesindeki açıklamaya göre mükellefler interaktif vergi dairesi kullanıcı kodu ve şifreleriyle ya da elektronik imza araçlarıyla, yani mali mühür veya e-imza ile yararlanabiliyor.

Bu, e-faturaya geçişte teknik kurulumdan önce gelen bir adım: kurumsal kimlik aracının temin edilmesi.

Saklama yükümlülüğü nerede duruyor?​

Elektronik belgeye geçmek, belgeyi saklama sorumluluğunu ortadan kaldırmıyor. GİB'in sitesi e-fatura saklama hizmeti verme izni almış kurumların ayrı bir listesini yayımlıyor; yani saklama, izne bağlı ayrı bir hizmet başlığı olarak tanımlanmış durumda.

Pratik karşılığı şu: faturayı gönderdiğiniz sistemle sakladığınız yer aynı olmak zorunda değil. Sözleşme yaparken saklama süresinin ve erişim biçiminin ayrıca konuşulması gerekiyor.

Ödeme ve faturalama zincirini birlikte kurmak​

Faturalama akışı tahsilat tarafından bağımsız değil. Sanal POS seçiminde nelere bakılacağını sanal POS seçimini ele aldığımız yazıda anlatmıştık; komisyon oranlarının nasıl belirlendiğini ise komisyon tavanını incelediğimiz yazıda işlemiştik.

Ödeme tarafında düzenli kontrol listesi tutmak isterseniz ödeme sistemleri kontrol listesi yazımıza bakabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular​

E-fatura nedir?
397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile hayata geçirilen, 5 Mart 2010'dan beri uygulamada olan; format ve standardı GİB tarafından belirlenen, iletimi merkezi platform üzerinden yapılan elektronik belgedir.

E-fatura kâğıt faturadan farklı bir belge mi?
Hayır. GİB'in sayfası e-faturanın yeni bir belge türü olmadığını, kâğıt ortamındaki fatura ile aynı niteliklere sahip olduğunu belirtiyor.

Kayıtlı olmayan bir mükellefe nasıl fatura keserim?
Kâğıt ortamında fatura düzenlenir; e-arşiv uygulamasına dahilseniz ya da dahil olma zorunluluğunuz varsa e-arşiv fatura düzenlenir.

E-fatura uygulamasından nasıl yararlanılır?
Üç yöntem var: e-fatura portalı, bilgi işlem sisteminin Başkanlık sistemine entegrasyonu ve özel entegrasyon izni almış kurumların sistemi.

Sisteme nasıl giriş yapılıyor?
İnteraktif vergi dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle ya da elektronik imza araçlarıyla (mali mühür veya e-imza).

Özetle​

E-fatura, kâğıt faturanın elektronik ortamdaki hâli; belge aynı, taşıma biçimi farklı. Kritik kural karşı tarafa bakıyor: kayıtlı mükellefler arasında e-fatura zorunlu, kayıtlı olmayanlara kâğıt ya da e-arşiv fatura düzenleniyor. Uygulamaya portal, doğrudan entegrasyon ya da özel entegratör üzerinden girilebiliyor; hepsinin önünde mali mühür veya e-imza adımı duruyor.

Faturalama akışınızda alıcının kayıtlı olup olmadığı kontrolü otomatik mi yapılıyor?

Güncelleme: 26 Ağustos 2026.

---